- Ci sono due tipi di app: quelle dove il cliente cerca un ristorante qualsiasi e quelle dove prenota direttamente da te.
- Si pagano in tre modi: gratis, a commissione per coperto o con un canone fisso.
- Un'app che funziona deve fare sei cose, prima fra tutte far prenotare i clienti da soli, anche alle undici di sera.
- Prima di scegliere, evita quattro errori che riportano tutto sul quaderno.
Quando si parla di "app per le prenotazioni", la domanda di solito è: quale scelgo? Secondo me la domanda giusta viene prima: da dove arrivano oggi i tuoi clienti? Al telefono, dal sito, da Google, da Instagram, di persona. La risposta decide quale strumento ti serve, molto più delle funzioni scritte nella pubblicità.
Due tipi di app, due cose molto diverse
1. I portali dove il cliente cerca un ristorante
Il cliente apre l'app del portale, cerca "ristorante stasera" nella sua zona e vede il tuo locale in mezzo a tanti altri. Può portarti clienti nuovi, ed è il loro punto di forza. Però il cliente prenota sul portale, non da te: spesso il contatto resta loro, e il prezzo di solito è una commissione su ogni coperto o su ogni prenotazione.
2. Le app per il tuo ristorante
Qui il cliente prenota direttamente da te: dal tuo sito, dalla tua scheda Google, dal tuo profilo Instagram, con il nome del tuo locale. Non ti porta clienti nuovi da sola, ma raccoglie quelli che ti cercano già, che sono la maggior parte. Di solito si paga con un canone fisso al mese.
Gratis, a commissione o a canone fisso
Gratis
Esistono app gratuite, e per iniziare possono andare bene. Di solito però "gratis" ha un limite: un numero massimo di prenotazioni al mese, nessun messaggio automatico ai clienti, oppure una commissione che arriva dopo. Chiedi sempre: cosa pago quando le prenotazioni aumentano?
A commissione
Paghi una cifra per ogni coperto o per ogni prenotazione. All'inizio sembra comodo, perché paghi solo se lavori. Il problema è che più lavori, più paghi, anche per i clienti che ti avrebbero chiamato comunque.
Un esempio con numeri inventati, solo per fare il conto: se un'app ti chiedesse 2 € a coperto e da lì passassero 400 coperti al mese, sarebbero 800 € al mese. Fai lo stesso conto con i tuoi numeri e con il prezzo vero che ti propongono.
A canone fisso
Paghi la stessa cifra ogni mese, che tu riceva 100 o 1.000 prenotazioni. Sai in anticipo quanto spendi e il sabato pieno non ti costa di più. È il modello che ho scelto per Prenota AI.
Sei cose che un'app per le prenotazioni deve fare
- Far prenotare il cliente da solo, a qualsiasi ora. Dal sito, da Google e da Instagram, vedendo solo gli orari con posti liberi. Molte prenotazioni arrivano la sera tardi, quando il locale è chiuso o in pieno servizio.
- Mandare subito la conferma al cliente. Meglio su WhatsApp che solo per email: il messaggio lo legge quasi sempre, l'email non sempre.
- Ricordare la prenotazione il giorno stesso. Un promemoria la mattina stessa è il modo più semplice per evitare i tavoli vuoti. Ne parlo nella guida su come ridurre i no-show.
- Mettere tutte le prenotazioni in un posto solo. Quelle online, quelle al telefono e quelle prese al banco, sullo stesso tablet o sullo stesso telefono. Se ne resta fuori una, il quaderno torna.
- Rispettare i posti che hai davvero. Tavoli, coperti e turni decisi da te, così il sistema non accetta più persone di quante la sala ne possa tenere.
- Lasciarti i dati dei tuoi clienti. Nomi e numeri di telefono di chi prenota da te devono restare tuoi, anche se un giorno cambi app.
E il telefono? Anche con l'app, molti clienti continuano a chiamare, soprattutto le persone più grandi e chi prenota per un gruppo. Se il telefono squilla durante il servizio, nell'articolo sul telefono che squilla in sala trovi quattro soluzioni.
Quando la prenotazione online funziona bene, però, cambia davvero il lavoro. In un ristorante in Lombardia che usa Prenota AI, a settembre 2026, 245 prenotazioni su 290 sono arrivate dal modulo di prenotazione online, cioè l'84,5%.
Quattro errori da evitare
- Scegliere solo guardando il prezzo del primo mese. Fai il conto su un mese pieno, magari quello di dicembre, con le commissioni e i costi extra.
- Prendere un'app che in sala nessuno usa. Se è complicata, il sabato sera si torna alla penna. Fatti mostrare come si inserisce una prenotazione al telefono: deve bastare un minuto.
- Tenere due agende. Il quaderno per il telefono e l'app per le prenotazioni online: prima o poi lo stesso tavolo viene dato due volte.
- Nascondere il pulsante "Prenota". Il modulo serve solo se i clienti lo trovano: sulla scheda Google, nella descrizione del profilo Instagram, in alto sul sito.
Come lavora Prenota AI
Per essere chiaro su cosa faccio, ecco i piani di Prenota AI. Tutti hanno un canone fisso, nessun costo di attivazione, i primi 3 mesi senza vincolo e nessuna commissione sulle prenotazioni, e i clienti restano tuoi.
- Web & Social: mappa della sala sul tablet, con i tavoli liberi e occupati, modulo di prenotazione online da mettere sul sito, su Google e sui social e messaggi WhatsApp automatici: conferma, promemoria il giorno stesso e sollecito. La richiesta di recensione si aggiunge come opzione.
- Sofia Start: tutto il piano Web & Social con Sofia e volumi più piccoli, per chi la attiva nelle sere più piene o ha un locale piccolo.
- Web & Sofia: tutto il piano Web & Social, più Sofia, l'assistente telefonica che risponde quando tu non puoi.
- Su misura: per volumi alti, più sedi o attività stagionali, con un contratto personalizzato sui tuoi mesi di apertura. Parliamone, troviamo la misura per te.
Il cliente non deve scaricare niente: apre il modulo, sceglie giorno, ora e persone, e riceve la conferma su WhatsApp. Configurazione della sala e formazione le facciamo noi. Il preventivo lo chiedi dalla pagina contatti e ti arriva entro 24 ore.
Domande frequenti
Esiste un'app gratis per le prenotazioni del ristorante?
Sì, ma di solito gratis vuol dire qualcosa in cambio: un limite di prenotazioni al mese, niente messaggi automatici ai clienti, oppure una commissione che si paga dopo, su ogni coperto. Prima di scegliere, chiedi sempre cosa succede quando le prenotazioni aumentano.
I clienti devono scaricare un'app per prenotare?
Con Prenota AI no. Il cliente apre il modulo di prenotazione dal sito, da Google o da Instagram, sceglie giorno, ora e persone, e riceve la conferma su WhatsApp. Non deve scaricare niente né registrarsi.
È meglio un'app o il quaderno delle prenotazioni?
Il quaderno funziona finché le prenotazioni arrivano solo al telefono e c'è sempre qualcuno che risponde. Quando arrivano anche dal sito, da Google e dai social, o quando il telefono squilla durante il servizio, serve uno strumento che raccolga tutto in un posto solo e che lavori anche quando il locale è chiuso.
Prenota AI chiede una commissione sulle prenotazioni?
No. Prenota AI ha un canone fisso al mese, senza commissioni sulle prenotazioni e senza costo di attivazione. I clienti che prenotano restano tuoi. Il preventivo si chiede dal sito e arriva entro 24 ore.